
KFUM Sverige har ett visselblåsarsystem via Human&Heart för att anmäla och hantera missförhållanden, oegentligheter, anmälningar, synpunkter och klagomål. Nedan finner du hur visselblåsarsystemet fungerar.
Visselblåsning uppstår när någon larmar om olika typer av missförhållanden i verksamheten. Det kan handla om företeelser som är olagliga, oetiska eller direkt olämpliga. De företeelser som rapporteras (visselblåses) ska vara av allmänt intresse. Det innebär att det ska finns ett större intresse än det egna.
Syftet med visselblåsarsystemet är att:
KFUM Sverige hanterar samtliga ärenden som inkommer via visselblåsarsystemet. Däremot kommer ärenden som berör något av dessa områden att prioriteras:
Övriga klagomål som inte bedöms vara kopplade till korruption och/eller tjänstefel kommer att hanteras som värdefull feedback men vidtagna åtgärder kan ej garanteras.
KFUM Sverige kan inte granska klagomålsärenden som relaterar till projekt eller program som inte finansieras eller stöds av/genom KFUM Sverige.
KFUM Sveriges visselblåsarsystem kan användas av
Ett klagomål, oro eller andra misstankar ska föras fram till Human&Heart genom
Det går även att kontakta KFUM Sveriges personal via mejl, SMS eller WhatsApp, och då primärt programhandläggare. Se då Kontakt.
Som ett alternativ till att använda visselblåsarsystemet går det även rapportera om missförhållanden direkt till särskilt utvalda svenska myndigheter utan risk för repressalier. Vilken myndighet som ska rapporteras till beror på karaktären av missförhållandet. Rapporteringen ska göras med hjälp av etablerade rapporteringskanaler avsedda för rapportering om missförhållanden hos den relevanta myndigheten.
För att underlätta den efterföljande utredningen av rapporteringen uppmanas du att tillhandahålla en så detaljerar beskrivning av missförhållandet som möjligt. Du kan exempelvis inkludera dokument, bilder och/eller videor när du lämnar in din rapport.
Tänk på att inga känsliga personuppgifter (uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsotillstånd eller sexualliv) ska inkluderas i rapporten, förutsatt att uppgifterna inte är av relevans för utredningen av det rapporterade missförhållandet.
Om möjligt, uppmanas du att uppge dina kontaktuppgifter för att underlätta utredningen. Du kan bli ombedd att lämna ytterligare information under utredningens gång.
Klagomålsavsändaren kan logga in med de uppgifter den får när den anmälde ett klagomål i visselblåsarsystemet. Du kan fortsatt vara anonym gentemot handläggaren. Om du valt att lämna kontaktuppgifter kan handläggaren komma att kontakta den för att ställa eventuella frågor. Dina kontaktuppgifter lämnas inte ut från Human&Heart utan ett uttryckligt medgivande.
I samband med utredningen eller efter att utredningen har avslutats kan det bli nödvändigt att lämna ut information som kan göra dig identifierbar genom att koppla dig till en viss verksamhet inom företaget. Om behov finnes för detta kommer ditt uttryckliga medgivande att inhämtas innan så sker. Information kan även komma att lämnas till behöriga myndigheter. Du kommer att informeras om ett sådant röjande kan komma att ske, förutsatt att detta inte kommer att hindra eller komplicera syftet med röjandet.
Förutsatt att du inte har lämnat in en anonym rapport kommer du efter att ha lämnat in en rapport att få information om uppföljningsåtgärder med anledning av rapporten samt skälen för sådana uppföljningsåtgärder inom en rimlig tid, dock senast tre månader från det att du mottagit en bekräftelse på att din rapport har tagits emot, i den mån sådan information inte skulle skada den interna undersökningen eller utredningen eller påverka rättigheterna hos någon inblandad person. Om det är lämpligt och möjligt kommer du kontinuerligt att informeras om utredningens status samt alla uppföljningsåtgärder som vidtagits med anledning av rapporten.
Oavsett vilken typ av utredning som görs är den som rapporterat om missförhållanden skyddad av sekretess, samt gentemot repressalier och hindrande åtgärder.
Klagomålsavsändaren har rätt enligt lag att vara anonym både i relation till den som tar emot visselblåsaranmälan och till KFUM Sverige. Samtidigt önskas det att den vågar vara öppen med vem den är för att på bästa sätt kunna utreda vad som har inträffat.
All behandling av personuppgifter inom ramen för KFUM Sveriges visselblåsarsystem sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlade personuppgifter raderas normalt inom två år efter att en utredning om ett rapporterat missförhållande avslutats.
Vid bedömning och utredning av anmälningar via visselblåsartjänsten behandlar vår samarbetspartner Human&Heart personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig. Ta del av deras integritetspolicy.
KFUM Sverige har valt att alla anmälningar tas emot och utreds av den externa aktören Human&Heart HR AB och deras visselblåsarsystem Trust&Heart för att säkerställa rättssäkerheten. Visselblåsarsystemet används för att rapportera alla typer av missförhållanden eller oegentligheter av allmänintresse.
KFUM Sverige har en utredningskommitté som består av organisationens programhandläggare, föreningsstödsfunktion och generalsekreterare. Utredningskommittén ansvarar för klagomålshanteringen, där programhandläggare är den primärt ansvarige för processen.
Nedan ser du hur KFUM Sveriges process kring klagomålsärenden ser ut.
Ett klagomål mottas och registreras i visselblåsarsystemet av Human&Heart. Ett ärendenummer skapas och en handläggare tilldelas ärendet. Det görs en intern jävskontroll för att säkerställa att ingen handläggare står i intressekonflikt till det som har rapporterats. Klagomålsavsändaren får ID och lösenord för att följa ärendets status via det digitala visselblåsarsystemet.
Ärendehandläggaren hos Human&Heart utvärderar klagomålet. Ärendehandläggaren hos Human&Heart kan besluta att inte utreda ett klagomål exempelvis när:
Handläggaren kan komma att vilja ha kontakt med klagomålsavsändaren. Det går att ha kontakt utan att avslöja identiteten.
Human&Heart kontaktar KFUM Sveriges utredningskommitté för att ta del av klagomålet i syfte att bedöma om ytterligare utredning behövs. Utredare hos Human&Heart lämnar en rekommendation om fortsatt hantering till utredningskommittén. Utredningskommittén avgör om KFUM Sverige kan och bör ansvara för ärendet samt huruvida ärendet bör hanteras av KFUM Sverige eller annan aktör.
Om ärendet berör generalsekreteraren, kommer styrelsen att involveras. En anställd med ansvar för det projekt eller verksamhetsområde som klagomålet berör kallas in vid behov. Om någon av personerna i utredningskommittén omfattas av anmälan exkluderas denna från utredningen.
KFUM Sverige kan vara skyldiga att rapportera om misstankar gällande korruption och/eller tjänstefel till andra aktörer som är involverade i det projekt/program som ärendet gäller. I de fall där ärendet berör verksamhet kopplad till andra givare, kommer dessa att informeras.
Utredningskommittén ser till att ärendet utreds och rekommenderar lämpliga åtgärder i samråd med Human&Heart och eventuellt andra relevanta aktörer (se punkt 4) bestämmer vilka åtgärder som vidtas. För att säkerställa att rätt åtgärder tillsätts kan mer information behövas från avsändaren. Tidsåtgången för denna process kan komma att variera baserat på ärendet i fråga och de inblandade aktörerna.
I fall där ärendet avser generalsekreterare kontaktas KFUM Sveriges ordförande för att ingå i utredningskommittén.
Om det finns anledning att anta att missförhållanden eller andra allvarliga situationer inträffat, beslutas det om en utredning. Formen för utredningen beror på tidigare fattat beslut. Utredningen kan komma att genomföras internt, som av anställda på KFUM Sverige eller anställda på någon av KFUM Sveriges partnerorganisationer, eller externt, som givare till KFUM Sverige, och/eller inhyrda konsulter.
Den ansvarige för projektet eller verksamhetsområdet som ärendet i fråga berör är ansvarig för utredningen. Om ärendet i fråga berör denne anställde utser generalsekreteraren en annan anställd eller sig själv som ansvarig.
Efter att en utredning har avslutats ska den ansvariga (se punkt 6) rekommendera lämpliga åtgärder. Den ansvariga skall tillsammans med utredningskommittén, generalsekreteraren och/eller eventuellt en annan relevant aktör besluta om lämpliga åtgärder och se till att rättelseåtgärder vidtas och dokumentera statusen för implementeringen av sådana åtgärder.
Klagomålsavsändaren kommer att inom 14 arbetsdagar få uppföljning av ärendets status och inom 30 dagar angående den fortsatta processen. Klagomålsavsändaren kommer att informeras om resultatet av utredningen och efterföljande beslut
Klagomålsavsändaren för ärenden som inte gäller korruption och/eller tjänstefel kommer att få en förklaring till varför ingen vidare utredning kommer genomföras tillsammans med feedback om hur KFUM Sverige kommer hantera ärendet framöver.
KFUM Sverige kan inte garantera att information om resultat från utredning sker inom en viss tidsperiod. Under juli månad är svarstiden länge på grund av semester. I händelse av system- eller e-post-fel kan förseningar och/eller fullständig förlust av information förekomma.
Om klagomålsavsändaren inte finner KFUM Sveriges beslut och åtgärder tillräckliga kan ärendet föras vidare till den givare som stödjer projektet/programmet i fråga, alternativt till relevant myndighet.
Visselblåsarsystemet tar avstamp i KFUM Sveriges Policy för klagomål, synpunkter och visselblåsning, KFUM Sveriges Antikorruptionspolicy, KFUM Sveriges värdegrund och KFUM Sveriges uppförandekod. För en komplett version av beskrivningen av KFUM Sveriges klagomålshantering, se Instruktioner för KFUM Sveriges klagomålshantering.