KFUM Sverige har ett visselblåsarsystem för att anmäla och hantera missförhållanden, oegentligheter, anmälningar, synpunkter och klagomål. Nedan finner du hur visselblåsarsystemet fungerar.
Visselblåsning uppstår när någon larmar om olika typer av missförhållanden i verksamheten. Det kan handla om företeelser som är olagliga, oetiska eller direkt olämpliga. De företeelser som rapporteras (visselblåses) ska vara av allmänt intresse. Det innebär att det ska finnas ett större intresse än det rent privata, till exempel att det rör en företeelse som strider mot lag, avtal, uppförandekod eller policyer. Även enskilda händelser, som exempelvis diskriminering eller trakasserier, kan utgöra visselblåsarärenden eftersom de berör rättssäkerhet, arbetsmiljö och organisationens ansvar.
Syftet med visselblåsarsystemet är att:
KFUM Sverige hanterar samtliga ärenden som inkommer via visselblåsarsystemet. Däremot kommer ärenden som berör något av dessa områden att prioriteras:
Övriga klagomål som inte bedöms vara kopplade till korruption och/eller tjänstefel kommer att hanteras som värdefull feedback men vidtagna åtgärder kan ej garanteras.
KFUM Sverige kan inte granska klagomålsärenden som relaterar till projekt eller program som inte finansieras eller stöds av/genom KFUM Sverige.
KFUM Sveriges visselblåsarsystem kan användas av
Ett klagomål, oro eller andra misstankar ska föras fram till Human&Heart genom
Det går även att kontakta KFUM Sveriges personal via mejl, SMS eller WhatsApp, och då primärt projektledare. Se då Kontakt.
Som ett alternativ till att använda visselblåsarsystemet går det även rapportera om missförhållanden direkt till särskilt utvalda svenska myndigheter utan risk för repressalier. Vilken myndighet som ska rapporteras till beror på karaktären av missförhållandet. Rapporteringen ska göras med hjälp av etablerade rapporteringskanaler avsedda för rapportering om missförhållanden hos den relevanta myndigheten.
För att underlätta den efterföljande utredningen av rapporteringen uppmanas du att tillhandahålla en så detaljerar beskrivning av missförhållandet som möjligt. Du kan exempelvis inkludera dokument, bilder och/eller videor när du lämnar in din rapport.
Tänk på att inga känsliga personuppgifter (uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsotillstånd eller sexualliv) ska inkluderas i rapporten, förutsatt att uppgifterna inte är av relevans för utredningen av det rapporterade missförhållandet.
Om möjligt, uppmanas du att uppge dina kontaktuppgifter för att underlätta utredningen. Du kan bli ombedd att lämna ytterligare information under utredningens gång.
Klagomålsavsändaren kan logga in med de uppgifter den får när den anmälde ett klagomål i visselblåsarsystemet. Du kan fortsatt vara anonym gentemot handläggaren. Om du valt att lämna kontaktuppgifter kan handläggaren komma att kontakta den för att ställa eventuella frågor. Dina kontaktuppgifter lämnas inte ut utan ett uttryckligt medgivande.
I samband med utredningen eller efter att utredningen har avslutats kan det bli nödvändigt att lämna ut information som kan göra dig identifierbar. Om behov finnes för detta kommer ditt uttryckliga medgivande att inhämtas innan så sker. Information kan även komma att lämnas till behöriga myndigheter. Du kommer att informeras om ett sådant röjande kan komma att ske, förutsatt att detta inte kommer att hindra eller komplicera syftet med röjandet.
Förutsatt att du inte har lämnat in en anonym rapport kommer du efter att ha lämnat in en rapport att få information om uppföljningsåtgärder med anledning av rapporten samt skälen för sådana uppföljningsåtgärder inom en rimlig tid, dock senast tre månader från det att du mottagit en bekräftelse på att din rapport har tagits emot, i den mån sådan information inte skulle skada den interna undersökningen eller utredningen eller påverka rättigheterna hos någon inblandad person. Om det är lämpligt och möjligt kommer du kontinuerligt att informeras om utredningens status samt alla uppföljningsåtgärder som vidtagits med anledning av rapporten.
Oavsett vilken typ av utredning som görs är den som rapporterat om missförhållanden skyddad av sekretess, samt gentemot repressalier och hindrande åtgärder.
Klagomålsavsändaren har rätt enligt lag att vara anonym både i relation till den som tar emot visselblåsaranmälan och till KFUM Sverige. Det finns en uppmuntran från KFUM Sverige att klagomålsavsändaren går att kontaktas för att på bästa sätt kunna utreda vad som har inträffat.
All behandling av personuppgifter inom ramen för KFUM Sveriges visselblåsarsystem sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlade personuppgifter raderas normalt inom två år efter att en utredning om ett rapporterat missförhållande avslutats.
Vid bedömning och utredning av anmälningar via visselblåsartjänsten behandlar vår samarbetspartner Human&Heart personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig. Ta del av deras integritetspolicy.
Anmälningar tas emot och utreds av den externa aktören Human&Heart HR AB och deras visselblåsarsystem Trust&Heart för att säkerställa rättssäkerheten. Det är däremot möjligt att anmäla på andra sätt, se Hur framförs ett klagomål? ovan.
KFUM Sverige har en utredningskommitté som består av organisationens projektledare, föreningsstödsfunktion och generalsekreterare. Utredningskommittén ansvarar för klagomålshanteringen, där projektledare är den primärt ansvarige för processen.
Nedan ser du hur KFUM Sveriges process kring klagomålsärenden ser ut.
Ett klagomål mottas och registreras i visselblåsarsystemet av Human&Heart. Klagomålsavsändaren får ID och lösenord för att följa ärendets status via det digitala visselblåsarsystemet.
Om klagomålet inte skickas in via visselblåsarsystemet tas den emot på andra sätt av KFUM Sverige – via mejl, WhatsApp eller telefon. I detta fall äger inte punkt 2 rum.
Ärendehandläggaren hos Human&Heart utvärderar klagomålet. Ärendehandläggaren hos Human&Heart kan besluta att inte utreda ett klagomål exempelvis när:
Ärendehandläggaren hos Human&Heart kan komma att vilja ha kontakt med klagomålsavsändaren. Det går att ha kontakt utan att avslöja identiteten.
Human&Heart kontaktar KFUM Sveriges utredningskommitté för att ta del av klagomålet i syfte att bedöma om ytterligare utredning behövs. Utredare hos Human&Heart lämnar en rekommendation om fortsatt hantering till utredningskommittén. Human&Heart avgör vem av utredningskommittén är lämplig att ta emot ärendet.
Om klagomålet inte skickas in via visselblåsarsystemet tas den emot på andra sätt av KFUM Sverige – via mejl, WhatsApp eller telefon – informeras den primärt ansvarige för utredningskommittén. Om ärendet berör den personen, informeras generalsekreterare.
Om någon av personerna i KFUM Sveriges utredningskommittén omfattas av anmälan exkluderas denna från utredningen. Om ärendet rör generalsekreteraren, kommer styrelsen att involveras i utredningskommittén. En anställd med ansvar för det projekt eller verksamhetsområde som klagomålet berör kallas in vid behov. Den ansvarige för projektet eller verksamhetsområdet som ärendet i fråga berör får ansvaret för ärendet. Om ärendet i fråga berör denne anställd utser generalsekreteraren en annan anställd eller sig själv som ansvarig.
Utredningskommittén avgör om KFUM Sverige kan och bör ansvara för ärendet samt huruvida ärendet bör hanteras av KFUM Sverige eller annan aktör.
Om ärendet rör en av KFUMs medlemsföreningar, ska utredningskommittén bedöma om ärendet ska tas vidare till föreningens ledning. Om klagomålsavsändaren inte är anonym ska utredningskommittén även kontakta denne och informera om att ärendet först och främst ska hanteras av föreningen, som den suveräna juridiska person den är.
KFUM Sverige kan vara skyldiga att rapportera om misstankar gällande korruption och/eller tjänstefel till andra aktörer som är involverade i det projekt/program som ärendet gäller, som t.ex. givare eller partners beroende på klagomålets sammanhang eller innehåll. I de fall där ärendet berör verksamhet kopplad till andra givare, kommer dessa att informeras.
Om det finns anledning att anta att missförhållanden eller andra allvarliga situationer inträffat, beslutas det om en utredning. Formen för utredningen beror på tidigare fattat beslut. Utredningen kan komma att genomföras internt, som av anställda på KFUM Sverige eller anställda på någon av KFUM Sveriges partnerorganisationer, eller externt, som givare till KFUM Sverige, och/eller inhyrda konsulter.
Utredningskommittén utreder ärendet i samråd med Human&Heart och eventuellt andra relevanta aktörer (se punkt 4).
För att säkerställa att rätt åtgärder tillsätts kan mer information behövas från avsändaren. Tidsåtgången för denna process kan komma att variera baserat på ärendet i fråga och de inblandade aktörerna.
Efter att en utredning har avslutats ska den ansvariga (se punkt 3) rekommendera lämpliga åtgärder. Den ansvariga skall tillsammans med utredningskommittén, generalsekreteraren och/eller eventuellt en annan relevant aktör besluta om lämpliga åtgärder och se till att rättelseåtgärder vidtas och dokumentera statusen för implementeringen av sådana åtgärder.
Om ärendet rör en av KFUMs medlemsföreningar, ska utredningskommittén komma fram till lämpliga rekommendationer för att kommunicera till föreningens ledning.
KFUM Sverige skriver en rapport som sammanfattar visselblåsarärendet, KFUM Sveriges hantering, bedömning, åtgärder och rekommendationer.
Om ärendet rör en av KFUMs medlemsföreningar, ska rapporten innehålla rekommendationer till föreningens ledning. Rapporten ska även innehålla krav på återkoppling från föreningen som svar på rekommendationerna (se punkt 10).
Klagomålsavsändaren får återkoppling av Human&Heart kring deras bedömning av ärendet i det externa visselblåsarsystemet.
Klagomålsavsändaren får uppföljning av KFUM Sverige om ärendets status inom 14 och åter 30 arbetsdagar från det att KFUM Sverige har tagit emot ärendet. Klagomålsavsändaren får resultatet av utredningen och efterföljande beslut i form av rapport över visselblåsarärendet vid utredningens avslut. KFUM Sverige kan inte garantera att information om resultat från utredning sker inom en viss tidsperiod. Under juli månad är svarstiden länge på grund av semester. I händelse av system- eller e-post-fel kan förseningar och/eller fullständig förlust av information förekomma.
Om klagomålsavsändaren har bett att vara anonym har KFUM Sverige ingen möjlighet att återkoppla till klagomålsavsändaren med dess rapport.
Klagomålsavsändaren för ärenden som inte gäller korruption och/eller tjänstefel kommer att få en förklaring till varför ingen vidare utredning kommer genomföras tillsammans med feedback om hur KFUM Sverige kommer hantera ärendet framöver.
Om ärendet rör en av KFUMs medlemsföreningar, ska rapporten över visselblåsarärendet skickas till föreningens högsta tjänsteperson. Om medlemsföreningen saknar anställda, ska rapporten skickas till föreningens ordförande. Om ärendet rör föreningens ordförande, ska rapporten skickas till föreningens hela styrelse. KFUM Sverige ska alltid ta emot en bekräftelse på mottagandet av rapporten.
Ärendet kan föras vidare till den givare som stödjer projektet/programmet i fråga, alternativt till relevant myndighet.
Ärendet som rör en av KFUMs medlemsföreningar ska hanteras av respektive förenings ledning, som den suveräna juridiska person varje förening är. KFUM Sverige kvarstår som stöd om föreningen önskar rådgivning eller vägledning i ärendets hantering.
KFUM Sveriges krav på föreningen är att föreningen återkopplar senast tre månader från att ha mottagit rapporten över visselblåsarärendet. Återkopplingen ska minst innehålla åtgärder som har blivit beslutade att genomföras som svar på detta ärende.
Den ansvariga för ärendet ska följa upp kravet. Den ansvariga ska även informera föreningsstödsfunktionen över vilka rekommendationer som har skickats i väg samt vilken återkoppling som har gjorts av föreningen.
KFUM Sveriges klagomålshantering tar avstamp i KFUM Sveriges Policy för klagomål, synpunkter och visselblåsning, KFUM Sveriges Antikorruptionspolicy, KFUM Sveriges värdegrund och KFUM Sveriges uppförandekod. För en komplett version av beskrivningen av KFUM Sveriges klagomålshantering, se Instruktioner för KFUM Sveriges klagomålshantering.