Tips inför årsmöten i rådande situation med Coronaspridning

KFUM råd årsmöte

Att Coronakrisen påverkar samhället i stort är nu ett faktum, inte minst civilsamhället. Många föreningar ska snart ha årsmöte och stöter nu på utmaningar, därför har vi här samlat tankar och information som rör årsmöten.

Den 27 mars fattade regeringen beslut om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än 50 personer. För alla övriga evenemang och sammankomster rekommenderar Folkhälsomyndigheten att det görs en riskbedömning före genomförandet, för att utvärdera eventuella risker och för att kunna vidta riskreducerande åtgärder. Folkhälsomyndigheten rekommenderar (1/4) att alla föreningar om möjligt skjuter på möten och årsmöten alternativt genomför dem digitalt.

Beslut om att genomföra årsmötet på utsatt tid eller inte

Har ni skickat ut kallelse till årsmöte eller är på väg att göra det och känner oro inför om det går att genomföra eller ej? Står det i föreningens stadgar att årsmötet ska genomföras senast ett visst datum? Vi förstår att det är många dilemman ni står inför nu. Här kommer våra tankar kring dessa frågor.

Varje KFUM-förenings styrelse behöver ta ett beslut

Styrelsen har att besluta om årsmötet kan genomföras som planerat, digitalt eller om årsmötet bör flyttas fram till en senare tidpunkt. Vad än beslutet blir är det viktigt att medlemmarna får tydlig information om situationen och beslutet. Folkhälsomyndigheten har (1/4) gått ut med en rekommendation att skjuta på årsmöten och andra föreningsmöten alternativt genomföra dem digitalt. KFUM Sverige rekommenderar alla KFUM föreningar att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Vad gäller vid framflyttat årsmöte?

Här delar vi med oss av vår tolkning och hoppas på att det kan vara till hjälp för er i processen när ni ska ta beslut. Vi vill betona att det här är KFUM Sveriges tolkning och inte något facit. Varje förening bestämmer själv. Vi ser på frågan så här:

Vid ett beslut om framflyttat årsmöte får den befintliga valda styrelsen ett fortsatt uppdrag att förvalta föreningen fram till årsmötet, dvs. att styrelsen sitter kvar tills den blir avlöst oavsett vilken mandatperiod den ursprungligen ingick sitt uppdrag på. 

Efter som att det inte finns någon ”föreningsgrundlag” eller liknande är enligt vår tolkning av vanlig föreningspraxis att vid framflyttat möte – om stadgar säger att det ska genomföras innan ett visst datum:

Om samtliga röstberättigade medlemmar är närvarande på ett årsmöte kan stadgarna åsidosättas. Dvs. att årsmötet har i så fall möjlighet att fatta beslut som inte går i linje med stadgarna.

Om kallelse och genomförande av årsmöte går utanför den tidsram som stadgarna påtalar ska (som vanligt) en tidig punkt på dagordningen vara om medlemmarna godkänner kallelsen, dvs. om det var godtagbart skäl att flytta fram mötet. Vår tolkning är att det förutsatt att det blir ett majoritetsbeslut är att se som ett giltigt årsmötesbeslut. Det är alltså årsmötet som avgör om beslutet om ett senarelagt årsmöte ska påverka frågan om ansvarsfrihet för styrelsen och t.ex. eventuellt omval. 

Det är viktigt att ni känner er trygga i era beslut och känner att ni kan värna om säkerhet och allas hälsa. Om ni har frågor eller behov av att bolla saker är ni varmt välkomna att mejla oss på info@kfum.se så återkommer den av oss som vi tror kan hjälpa er bäst med just era frågor.

KFUM Sverige erbjuder stöd i att kommunicera beslut m.m.

Ni är också varmt välkomna att höra av er till Mina som är PR- & kommunikationsansvarig på KFUM Sverige om ni vill ha tips och råd gällande kommunikation. Mail: mina.lilja.zwedberg@kfum.se eller tel: 073-661 22 75.

Överväg ifall årsmötet kan genomföras digitalt

Ett genomförande av ett digitalt årsmöte behöver ställas mot vad som regleras i föreningens stadgar, vissa har till exempel reglerat att det ska vara just ett fysisk möte. Överväg ifall det går att genomföra årsmötet digitalt.

Det finns många bra tips att ta del när det gäller digitala årsmöten. Civilsamhällespodden har nyligen gjort en video på temat med många goda tips! Filmen ”Grunderna i att hålla ett digitalt årsmöte” hittar du på deras Facebooksida (19/3). Vill du hellre ta del av tipsen i text så hittar du talmanus till filmen här.

Sensus studieförbund har skapat en digital verktygslåda med bland annat tips för styrelsearbete och årsstämma på distans.

Planerar ni att genomföra ett fysiskt årsmöte så rekommenderar vi att ni använder er av Folkhälsomyndighetens riskbedömningsverktyg som finns på Folkhälsomyndighetens hemsida.

Digitala årsmöten

Poddavsnitt om digitala årsmöten

Civilsamhällespodden har gjort flera avsnitt om just digitala årsmöten. Det senaste är avsnitt 65, där pratar Johan Groth och Anna Bergkvist om deras erfarenheter av att hålla digitala årsmöten. De tar upp frågor som: Vad skiljer ett digitalt årsmöte från ett fysiskt? Vad behöver jag tänka på som arrangör, deltagare eller årsmötesordförande av ett digitalt årsmöte? Vad är ett asynkront möte och hur fungerar det?

Verktyg för digitala möten

Det finns flera verktyg för att kunna genomföra digitala möten och årsmöten. Här kommer några tips:

Verktyg för mindre möten

För mindre möten med maximalt fem deltagare kan vi till tipsa om:

RixMötet

RixMötet tillhandahåller en gratis service för telefonkonferens för maximalt 5 personer. https://foretag.comhem.se/rixmoten-gratis

  • Ring 08-5000 5000
  • Välj en sex-siffrig personlig kod för att starta telefonkonferensen.
  • Be samtliga deltagare ringa in på telefonnummer 08-5000 5000, och ange den kod du valde.

För större möten

För större möten, med över 5 deltagare. Kan vi tipsa om:

Zoom

Zoom är det verktyg som vi på KFUM Sverige använder vid digitala möten och webbinarier. Om ni räknar med att årsmötet tar kortare tid än 40 minuter finns en gratisversion av Zoom som ni kan registrera er för.

Planerar ni ett längre digitalt möte? KFUM Sverige har skaffat ett extra abonnemang på Zoom att erbjuda våra medlemsföreningar att använda. Hör av er till oss så ser vi över möjligheterna för er att låna det. Det är först till kvarn med bokningar som gäller Mejla önskad tid att använda Zoom till ingrid.greiby@kfum.se så återkommer vi med status.

Här kan ni läsa mer om Zoom och dess funktioner: https://zoom.us

Är i behov av utbildning eller support för att använda verktyget finns det flera aktörer som erbjuder detta mot en kostnad, t.ex. https://visualised.se. Vid behov tar ni själva kontakt med en leverantör av utbildning och ber om offert.

VoteIT

VoteIT är ett annat exempel på digitalt verktyg som marknadsför sig som en tjänst där en kan hålla årsmöten i enighet med svensk lag med funktioner som talarlista, möjligheter till voteringar, hantering av diskussioner, förslag och omröstningar etc. Här kan ni läsa mer om verktyget: www.voteit.se

Vi på KFUM Sverige har ingen erfarenhet av VoteIT men verktyget rekommenderas starkt i Civilsamhällspoddens avsnitt om digitala årsmöten som vi länkat till tidigare på sidan.

Nätverk för anställda och förtroendevalda i KFUM

För dig som är anställd eller förtroendevald i en KFUM-förening, KFUM-scoutkår eller KFUM-region så har vi nu startat en Facebookgrupp. Gå gärna med i den och så att vi kan dela med oss till varandra med smarta idéer och goda råd i dessa tider. Du hittar gruppen här: https://www.facebook.com/groups/808123386365473/

Lycka till med årsmötet och ta hand om er! Hälsa, trygghet och säkerhet går i första hand <3

**Denna sida uppdateras löpande och uppdaterades senast 18 maj.